5 tips om mee te nemen bij kantoorinrichting

Concentratiewerk, werk waarbij u zeer gefocust moet zijn op uw taak, is essentieel voor de productiviteit van werknemers en de financiële prestaties van bedrijven. Het is daarom van groot belang dat afleiding en ongewenste omgevingsprikkels, die zorgen voor concentratieverlies, worden geminimaliseerd. Om dit probleem op te lossen moet eerst een onderscheid gemaakt worden tussen de verschillende soorten prikkels die de focus op de werkvloer bemoeilijken.

Auditieve omgevingsprikkels

Geluidsoverlast is duidelijk de grootste factor die invloed heeft op concentratiewerk, denk aan irrelevante, maar verstaanbare spraak en overgaande telefoons. Studies tonen aan dat onze accuraatheid en snelheid bij concentratiewerk sterk afneemt bij een hoger geluidsniveau. Daarnaast heeft geluidsoverlast ook een negatieve invloed op tevredenheid en stressniveau. Ook het gebrek aan controle over geluid op de werkvloer is van belang bij de geluidsbeleving.

Visuele omgevingsprikkels

Naast auditieve factoren kunnen ook visuele afleidingen zorgen voor een slechtere concentratie. Dit kan gebeuren door het voorbij lopen van andere mensen, de indeling van het interieur van het kantoor, lichtgevende beeldschermen of door activiteiten die zich buiten uw raam afspelen. Visuele afleiding is echter niet altijd negatief: zo kan voldoende daglicht, slim kleurgebruik, het uitzicht op natuur of voldoende ruimtelijkheid juist een positief effect hebben op concentratiewerk en dus op de productiviteit van werknemers.

Privacy en overige factoren

Ook een gebrek aan privacy kan zorgen voor een slechtere focus. Verstoord worden door collega’s, u niet kunnen afzonderen en zelfs het zien of horen van andere mensen. Dit gevoel van privacy is grotendeels subjectief, maar kan verbeterd worden door een grotere controle te creëren, zoals de optie om uw deur te sluiten of u te kunnen afzonderen in een andere ruimte. Daarnaast worden ergonomie van de werkplek, binnenklimaat en sfeer aangehaald als belemmerende factoren op de productiviteit.

Ontwerptips voor een gefocuste werkomgeving

Om het concentratiewerk te bevorderen moet een aantal van de meest voorkomende afleidingen geminimaliseerd worden. We geven enkele ontwerptips mee om geluidsoverlast en andere belemmerende factoren binnen de werkomgeving te voorkomen. 5 tips om mee te nemen bij het ontwerp van een kantoorruimte.

1. Verbeter de akoestiek

Denk na over de akoestiek in de kantoorruimte. Een optimale akoestiek wordt veelal gerealiseerd door middel van absorberende wand- en plafondpanelen, een tapijtafwerking op de vloer en werkplekschermen tussen de bureaus. De vloerafwerking speelt een belangrijke rol in de akoestiek van een ruimte. Hierbij moet men aandacht hebben voor de geluidsabsorptie, alsook voor de contactgeluidisolatie. Onderzoek toont aan dat verschillende soorten akoestische vloeren een positieve bijdrage leveren aan de totale geluidsabsorptie.

2. Goede ruimtelijke indeling

Voorzie een goede ruimtelijke indeling van de kantoorruimte. Een open kantoor heeft meer negatieve dan positieve aspecten. Werknemers hebben behoefte aan werkplekken waar ze zich kunnen afzonderen zonder gestoord te worden. Beperk ook het aantal bureaus in een kantoorruimte. Dit heeft positieve gevolgen voor de productiviteit. De norm voor het aantal vierkante meter per werkplek was 8 vierkante meter per werknemer, maar deze norm is de laatste jaren veranderd.  De bepaling van het aantal vierkante meter per werkplek is gebaseerd op de optelling van een aantal onderdelen met ieder een aandeel in het totaal, namelijk:

• Werkplek – 4 m2
• Flatscreen – 1 m2
• Diep (CRT) beeldscherm – 2 m2
• Lees/schrijfvlak – 1 m2
• Ladekast – 0,5 m2
• Vrijstaande kast – 1 m2
• Vergaderruimte – 2 m2 per persoon

3. Creëer een comfortabele werkomgeving

Zorg voor een comfortabele werkomgeving. Rust en privacy zijn zeer belangrijk. Maar opgesloten zitten in een kleine ruimte kan ook tegendraadse effecten hebben op de concentratie, omdat u zich daar mogelijk niet op uw gemak voelt. Ook variatie kan helpen bij een frisse en gezonde werkomgeving. Werknemers hebben verschillende behoeften als het op concentratiewerk aankomt. Geef ze daarom de keuze door verschillende soorten concentratieruimten aan te bieden.

4. Haal het meest uit de voordelen van licht

Licht is een van de basiselementen waardoor leven mogelijk is. Niet alleen thuis maar ook op het werk is de aanwezigheid en intensiteit van licht essentieel om goed te kunnen functioneren. Beter licht leidt tot betere prestaties, omdat het ons concentratieniveau en daardoor onze productiviteit verhoogt. Licht heeft ook een positieve invloed op werktevredenheid en absenties als gevolg van ziekte.
De beste werkplek voor de biologische klok is dicht bij ramen, maar dat is niet altijd mogelijk. In dat geval bieden wellicht dynamische lichtsystemen of lichtkoepels uitkomst. Ook kunnen de vloeren en wanden een grote impact hebben op het licht in een ruimte. Voor de vloer kan bijvoorbeeld worden gekozen voor een collectie die meer licht reflecteert. Bijkomend voordeel is het verminderen van de energiekosten voor verlichting. Door minder energie te gebruiken voor verlichting, verminderen organisaties ook de CO2-uitstoot.

5. Maak slim gebruik van kleuren

Het effect van kleuren wordt wel eens onderschat, maar kleuren hebben veel invloed op bijvoorbeeld onze stemming, ons gedrag en onze prestaties. Waar kunt u op letten bij de kleurbepaling voor de diverse ruimtes? En hoe kunt u op deze manier invloed uitoefenen op de prestaties?

• Blauwe tonen stralen kalmte en rust uit en bevorderen de concentratie
• Ook houtschakeringen brengen een gevoel van rust en kalmte teweeg
• Groene en natuurlijke kleuren zorgen voor een ontspannen gevoel
• Oranje kleuren dragen bij aan een warme en geruststellende sfeer
• Levendige kleuren, zoals rood, stimuleren de creativiteit, emoties en het onderbewustzijn
• Bij een neutrale kleur, zoals grijs of zandkleur, vallen kleuraccenten beter op
• Donkere schakeringen, bijvoorbeeld op de vloer of het plafond, voorkomen dat licht reflecteert
• Door verschillende ruimtes verschillende kleuren of sferen te geven, wordt structuur en overzicht gecreëerd
• Zorg ervoor dat het geheel niet te donker is, om de ruimtes voor werknemers aantrekkelijk te houden

Een fris en goed doordacht kantoorontwerp kan grote voordelen hebben op het vlak van de productiviteit van de werknemers. Dit draagt bij aan goede financiële prestaties en economische groei van een bedrijf.